Czyli podstawowy krok do ustrzeżenia się przez utratą płynności finansowej spowodowaną tym, że firma, dla której wykonaliśmy usługę nie dokona zapłaty w terminie bądź wcale
Po co monitorować płatności firmy?
Monitorowanie to dokładne obserwowanie długotrwałych zwyczajów oraz poszczególnych zachowań płatniczych firmy, z którą się już współpracuje lub z którą chce się rozpocząć współpracę. Obserwowanie tego, jak płacą firmy ma na celu ustrzeżenie się przez utratą płynności finansowej spowodowaną tym, że firma, dla której wykonaliśmy usługę nie dokona zapłaty w terminie bądź wcale.
Dzięki monitorowaniu należności możemy jeszcze przed rozpoczęciem współpracy zobaczyć czy firma reguluje swoje płatności na czas i rozpocząć współpracę tylko z bezpiecznymi firmami lub ustawić warunki współpracy w taki sposób, aby nie zagrażały Twoim finansom. Dodatkowo sama świadomość firmy, że jest monitorowana może wpłynąć na zwiększenie jej dyscypliny płatniczej w obawie przed utratą potencjalnych partnerów biznesowych.
Zlecenie prowadzenia monitoringu płatności wpływa na terminowość dłużników i z tego właśnie względu cieszy się zainteresowaniem firm prowadzących różnego rodzaju usługi np. sieci telefoniczne czy banki. Oferta precyzująca zakres monitoringu płatności jest zróżnicowana. Propozycja obejmować może zarówno sprawdzanie poprawności faktur VAT, potwierdzenie poprawności danych: numerów NIP i terminów płatności, jak też kontrolę obiegu faktur VAT oraz terminów regulacji należności przez kontrahentów.
Monitoring płatności pozwala szybko zidentyfikować nierzetelnych dłużników a jednocześnie obniżyć koszty: nie nie musisz wydawać pieniędzy na to, aby Twoi pracownicy poświęcali czas na ściąganie należności lub zatrudniać zewnętrznej firmy windykacyjnej. Ze względu na fakt że monitoringu należności dokonuje firma zewnętrzna, pracownicy przedsiębiorstwa są w stanie utrzymać pozytywne stosunki z klientami. Z tego właśnie względu zlecenie monitoringu polecane jest szczególnie w przypadku chęci kontynuowania współpracy, kiedy korzyści dla firmy (opłacalne kontrakty, długofalowe zyski w perspektywie) okazują się być większe niż aktualny stan zadłużenia.
Jeśli zlecenie monitoringu płatności nie przyniosło oczekiwanych skutków, następnym krokiem jest windykacja. Może ona przebiegać w sposób polubowny, czyli stanowić próbę przekonania dłużnika o konieczności uregulowania zobowiązań. Powiadomienie może przybierać formę listowego monitu, wiadomości tekstowej wysyłanej smsem, albo automatycznej wiadomości głosowej, odtwarzanej dłużnikowi w momencie odebrania telefonu. Jeśli powiadomienia nie przynoszą skutku, w kolejnym etapie windykacji jest wysłanie do dłużnika windykatora.
Oferta firmy prowadzącej monitoring płatności może być dostosowana do specyfiki i potrzeb klienta, nie zawsze też musi wiązać się z przejściem do etapu windykacji: niekiedy monitoring jest działaniem o charakterze informacyjnym, użytecznym zarówno dla przedsiębiorstwa jak i osoby posiadającej zobowiązanie. Przykładem “monitoringu prewencyjnego” może być przypominanie o konieczności zapłaty rachunku telefonicznego, wysyłane do klienta pod postacią wiadomości SMS jeszcze przed upływem terminu rachunku.
